Инструкция о порядке выдачи, обмена, восстановления, учета и хранения удостоверений беженцев

Зарегистрировано в Министерстве юстиции Кыргызской Республики 12 апреля 2007 года. Регистрационный номер 39-07

Утверждена приказом Государственного комитета Кыргызской Республики по миграции и занятости от 14 марта 2007 года N 44-ос

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция разработана во исполнение Закона Кыргызской Республики "О беженцах", постановления Правительства Кыргызской Республики от 21 октября 2005 года N 493 "Об основных вопросах, входящих в компетенцию министерств и государственных комитетов Кыргызской Республики" и определяет порядок выдачи, обмена, восстановления, учета и хранения удостоверений беженцев, выдаваемых лицам, признанными беженцами на территории Кыргызской Республики.

2. Удостоверение беженца (далее - удостоверение) - документ, удостоверяющий личность лица, признанного беженцем в Кыргызской Республике в соответствии с Законом Кыргызской Республики "О беженцах", и служащий основанием для регистрации этого лица и членов его семьи в органах внутренних дел в порядке, установленном законодательством Кыргызской Республики.

3. Обмен, восстановление, учет и хранение удостоверений, признание их недействительными, производится Государственным комитетом Кыргызской Республики по миграции и занятости (далее - Комитет).

Удостоверение оформляется Комитетом на основании его решения о признании лица, не являющегося гражданином Кыргызской Республики, беженцем и направляется в территориальные структуры по миграции для выдачи беженцу.

4. Срок действия удостоверения - 1 год. Удостоверение продлевается ежегодно, в ходе переучета, предусмотренного Законом Кыргызской Республики "О беженцах".

5. Бланки Удостоверений являются документами строгой отчетности.

6. Ответственность за прием, учет, хранение, расходование бланков удостоверений возлагается на Руководителя отдела по работе с беженцами.

7. За передачу удостоверения другому лицу, его подделку, использование поддельного удостоверения беженец несет ответственность согласно законодательству Кыргызской Республики.

8. Изъятие у беженца удостоверения может осуществляться в случаях утраты статуса беженца, а также в других случаях, установленных законодательством Кыргызской Республики.

9. Удостоверение должно сдаваться в Комитет и территориальные структуры в случаях:

- утраты статуса беженца;

- смерти лица, получившего удостоверение.

II. Порядок выдачи, обмена и восстановления

удостоверений, признания их недействительными

10. Удостоверение выдается на основании решения о признании беженцем на территории Кыргызской Республики взамен свидетельства о регистрации ходатайства и других документов, которые остаются на хранении в Комитете на срок признания данного лица беженцем.

11. Для получения удостоверения, беженец представляет:

- анкету по форме 1 (Приложение 1 п.);

- паспорт или заменяющий при его отсутствии сопутствующий документ, подтверждающий личность беженца;

- свидетельство о регистрации ходатайства;

- документы членов семьи, находящихся вместе с ним (паспорт, свидетельство о рождении);

- свидетельство о браке (если состоит в браке);

- две личные фотографии в черно-белом исполнении размером 35x45 мм с четким изображением лица строго в анфас без головного убора (у граждан, постоянно носящих очки, обязательно фотографирование в очках без тонированных стекол).

12. В удостоверение вносятся:

- фамилия, имя, отчество владельца удостоверения;

- дата и место рождения;

- гражданство;

- срок действия удостоверения;

- дата и место выдачи удостоверения;

- подпись руководителя органа, выдавшего удостоверение;

- записи о продлении срока удостоверения;

- регистрационный номер беженца;

- личная подпись беженца;

- сведения о несовершеннолетних членах семьи беженца, прибывших с ним (при наличии);

- регистрация беженца по месту жительства и снятие его с регистрационного учета органами внутренних дел;

- домашний адрес беженца.

13. Внесение в удостоверение сведений, отметок и записей, не предусмотренных настоящей Инструкцией, запрещается. Удостоверение, в которое внесены сведения, отметки и записи, не предусмотренные настоящей Инструкцией, является недействительным.

14. В случае изменения данных, внесенных в удостоверение, в нем производятся соответствующие записи.

15. Удостоверение выдается беженцам, достигшим 16 лет. Сведения о несовершеннолетних членах семьи вписываются в удостоверение одного из родителей, а при их отсутствии - в удостоверение одного из совершеннолетних членов семьи, который несет ответственность за их поведение, воспитание и развитие, с согласия этого совершеннолетнего члена семьи.

Удостоверение беженцу выдается под расписку.

16. Обмен удостоверения производится при наличии следующих оснований:

- отсутствие места для ежегодного переучета в удостоверении;

- изменение фамилии, имени, отчества, сведений о дате (число, месяц, год) и/или месте рождения;

- непригодность удостоверения для дальнейшего использования вследствие износа, повреждения или других причин;

- обнаружение неточности или ошибочности произведенных в удостоверении записей;

- невозможности дальнейшего внесения необходимых записей из-за отсутствия свободного места на требуемых страницах удостоверения.

17. При обмене удостоверения беженец представляет:

- анкету по форме 1 (Приложение 1 п.);

- заявление об обмене удостоверения;

- удостоверение, подлежащее обмену;

- две личные фотографии в черно-белом исполнении размером 35x45 мм.

18. В случае утери удостоверение может быть восстановлено. Для восстановления удостоверения беженец обязан предоставить:

- анкету по форме 1 (Приложение 1 п.);

- заявление о восстановлении удостоверения с указанием, где, когда и кем было ранее выдано удостоверение, лиц, вписанных в него, обстоятельств утраты удостоверения;

- справка с адресно-справочного бюро МВД Кыргызской Республики о не нахождении утерянного документа;

- справка о факте регистрации кражи удостоверения в правоохранительных органах;

- две личные фотографии в черно-белом исполнении размером 35x45 мм.

19. В случаях, когда при сличении документов, удостоверяющих личность, заявителя не будет установлена тождественность или обнаружено несоответствие сведений о владельце удостоверения с данными заявления, принимаются дополнительные меры к установлению личности заявителя и причин имеющихся расхождений.

20. При недостатке материалов об обстоятельствах утери удостоверения могут быть затребованы дополнительные доказательства факта утери.

21. Решение об обмене и восстановлении удостоверения принимается Комитетом на основании заключения территориального органа по миграции, при наличии оснований, указанных в пункте 16 настоящей Инструкции.

22. Документы и личные фотографии для получения, обмена и восстановления удостоверения должны быть сданы беженцем, не позднее 30 дней после наступления обстоятельств, указанных в пунктах 10, 16 настоящей Инструкции.

23. Днем принятия документов считается день подачи всех надлежащим образом оформленных документов и фотографии, предусмотренных настоящей Инструкцией.

24. Удостоверение выдается беженцу в 30-дневный срок со дня принятия документов уполномоченным органом.

Вручение удостоверения производится Руководителями отдела по работе с беженцами и территориальных органов по миграции, которые должны удостовериться, что получатель удостоверения является именно тем лицом, на чье имя оформлено удостоверение.

25. Удостоверение признается недействительным при отсутствии фотографической карточки беженца, наличии неточностей или ошибочности произведенных в нем записей, а также непригодности его для дальнейшего использования.

III. Учет и хранение бланков удостоверений

26. Учет и хранение удостоверений организуются в порядке, обеспечивающем их надежную сохранность.

27. В Комитете и территориальных органах по миграции бланки удостоверений хранятся в отдельных сейфах или несгораемых шкафах, ящиках.

Сейфы (шкафы, ящики) с бланками удостоверений опечатываются руководителем или сотрудником, непосредственно осуществляющим функции учета и хранения бланков удостоверений.

28. Персональную ответственность за хранение и учет бланков удостоверений несут сотрудники, непосредственно осуществляющие функции их учета и хранения.

29. Право доступа в места хранения бланков удостоверений имеют только лица, ведающие учетом и хранением бланков, а также их прямые начальники и должностные лица, проверяющие состояние хранения и учета бланков (в присутствии сотрудников, ответственных за хранение бланков).

30. При получении бланков удостоверений сотрудниками, осуществляющими функции их учета и хранения, проверяются состояние и целостность упаковки и маркировочных этикеток (ярлыков) завода-изготовителя, соответствие количества полученных бланков количеству, указанному в сопроводительных документах, а также соответствие серий и номеров бланков удостоверений, указанных на маркировочных этикетках (ярлыках) завода-изготовителя, сериям и номерам, указанным в сопроводительных документах.

31. Бланки удостоверений, при поступлении в Комитет учитываются по Книге учета поступления и выдачи бланков удостоверений по форме N 4П (Приложение 4 п.).

Израсходованные бланки удостоверений списываются по этим же книгам. Основанием для списания бланков в Комитете являются накладные по форме N 5 (Приложение 5 п.).

Записи в книгах производятся фиолетовой или черной пастой четко и без помарок. Ошибки исправляются путем зачеркивания неправильных записей и внесения новых, о чем делаются оговорки за подписью лиц, ведущих книги. Подчистки в книгах не допускаются.

32. Пересылка бланков удостоверений производится фельдсвязью или спецсвязью в упаковке, гарантирующей их сохранность.

33. В случае перевозки бланков удостоверений сотрудниками Комитета и территориальных органов по миграции, лица, которым доверена перевозка, предупреждаются, что после получения бланков они обязаны немедленно следовать к месту назначения. Им запрещается передоверять охрану и сопровождение бланков удостоверений другим лицам, а также одновременно выполнять какие-либо иные поручения, хотя бы и служебного характера.

34. Вскрытие упаковок с бланками удостоверений в Комитете и территориальных органах по миграции производится в присутствии членов комиссий, назначаемых приказами Председателя Комитета, которые пересчитывают и полностью просматривают поступившие бланки.

35. Бланки удостоверений после вскрытия и просмотра вскрытой пачки полностью приходуются по Журналу учета поступления удостоверений и выдачи их беженцам по форме N 2 п (Приложение 2 п.).

36. В случаях недостачи, излишков или обнаружения дефектных бланков удостоверений (отсутствие или повреждение печатного текста, наличие дублированных номеров, непрошитых, со скошенным шрифтом в тексте, неправильно сброшюрованных или не соответствующих номерам, указанным в маркировочных этикетках (ярлыках) завода-изготовителя на пачках), составляются акты в 2 экземплярах. Первые экземпляры актов с приложением упаковок и маркировочных этикеток (ярлыков) завода-изготовителя, а также дефектных бланков удостоверений направляются поставщику (заводу-изготовителю). Вторые экземпляры актов служат основанием для списания бланков удостоверений по Журналу учета поступления удостоверений и выдачи их беженцам по форме N 2П.

37. Удостоверения признанные недействительными подлежат уничтожению.

Уничтожение недействительных удостоверений производится по акту об уничтожении недействительных удостоверений по форме N 3П (Приложение 3 п.) путем сожжения не реже одного раза в год комиссиями, указанными в пункте 34 настоящей Инструкции. Комиссии до уничтожения удостоверений проверяют, внесены ли в заявления по форме N 1 п отметки об уничтожении каждого удостоверения.

38. При уничтожении удостоверений в заявлениях о выдаче (обмене) удостоверения по форме N 1 указываются номера актов, дата (число, месяц, год) и причины их уничтожения.

39. При уничтожении бланков удостоверений, испорченных при оформлении, из страницы 1 бланка вырезается его нумерация, которая наклеивается в графе 3 Журнала учета поступления удостоверений и выдачи их беженцам по форме N 2, в графе 5 которого указывается номер и дата акта об их уничтожении.

40. В случаях утраты или хищений бланков удостоверений проводятся служебные проверки для установления причин и обстоятельств случившегося. Материалы служебной проверки не позднее 10-дневного срока со дня обнаружения факта, утраты или хищения представляются руководству Комитета для принятия мер.

41. Проверки обеспечения учета и хранения удостоверений в Комитете осуществляются не реже одного раза в год комиссией, ежегодно назначаемой приказом Председателя Государственного комитета Кыргызской Республики по миграции и занятости. В состав комиссий входят не менее трех человек.

42. Комиссия обязана проверить:

1) состояние учета и хранения бланков удостоверений, своевременность и полноту их оприходования, списания (выдачи), соответствие остатков бланков удостоверений по Журналам учета поступления удостоверений и выдачи их беженцам по форме N 2, фактическому их наличию, обеспечение сохранности бланков удостоверений, правильность ведения Журналов учета поступления удостоверений и выдачи их беженцам по форме N 2, соблюдение правил пользования специальной продукцией;

2) правильность оформления и обоснованность выдачи удостоверений;

3) наличие и правильность оформления заявлений замене и восстановлении удостоверений формы N 1 п. на выданные удостоверения, своевременность и полноту внесения в них сведений и отметок, порядок их хранения;

4) своевременность погашения удостоверений, признанных недействительными, порядок их хранения и уничтожения.

43. О результатах проверки составляются акты, в которых отмечаются недостатки и вносятся предложения по их устранению.

Акт утверждается Председателем Государственного комитета по миграции и занятости Кыргызской Республики.

Члены комиссии несут ответственность за полноту проверки и правильность указанных в акте сведений.

Приложения